“Heb je het al gehoord?” vraagt het een teamlid van administratie. “Iemand heeft besloten dat het oude systeem niet meer goed genoeg is. En dat nieuwe systeem werkt compleet anders. Ik gebruik het niet!” Dit is een typisch scenario van een ERP-systeem dat geïmplementeerd is zonder goede basis. Hierdoor loopt de implementatie uit, klopt de data niet meer en leggen de medewerkers het nieuwe ERP-systeem naast zich neer.
Een implementatie hoeft niet zo te lopen. Neem de tijd om je voor te bereiden op de implementatie van een ERP-systeem. Reken op tien maanden voor een gemiddeld MKB bedrijf in de voedingssector. Een effectieve implementatie scheelt veel vertraging. Met behulp van de volgende bouwstenen zorg jij voor een succesvolle implementatie.
1. Heldere doelen
Bepaal vooraf exact wat je wilt bereiken. Zo kun je later in het proces de juiste keuzes maken voor de koers van het bedrijf. Communiceer deze doelen duidelijk naar alle betrokkenen. Het interne personeel, maar ook de consultants van de implementatiepartner. Maak dit meetbaar om de voortgang bij te kunnen houden.
Wat is een meetbaar doel voor een visverwerker? Bijvoorbeeld: 20% minder tijd kwijt aan handmatige weeginvoer. Houd gedurende het proces de voortgang in de gaten. Controleer regelmatig of de stappen het gewenste effect hebben. Stuur bij waar nodig. Pas de aanpak aan als de praktijk anders reageert dan verwacht.
2. Draagvlak en communicatie
Betrek medewerkers vroeg en leg uit waarom de verandering nodig is. Vraag de mensen die dagelijks wegen en registreren wat er misgaat in het huidige proces. Vertel open over het waarom (de visie), het wat (het resultaat) en het hoe (de planning). Plan momenten in waarop verschillende medewerkers worden geïnformeerd. Probeer op deze manier de medewerkers mee te krijgen met de verandering.
3. Rollen en taken
Wijs duidelijke verantwoordelijken aan binnen het projectteam. Kies een manier waarop je dit aanpakt die past bij jullie bedrijf. Doen jullie het gestuurd vanuit de leiding of juist samen met het team? Betrek de praktijk bij de implementatie, zodat het ook uitvoerbaar is. Doe dit al bij de vroege stadiums in het implementatieproces. Zorg voor ambassadeurs op de werkvloer om het draagvlak te vergroten.
4. Veranderstrategie
Breng bestaande werkprocessen eerst in kaart. duidelijke veranderstrategie helpt bij de in werking nemen van het ERP-systeem. Breng de huidige- en gewenste situatie in kaart. Deel het grote doel op in kleine haalbare stappen en mijlpalen. Zo gebruik je ERP als versneller en niet als vertrager.
5. Training en support
Zorg dat gebruikers goed worden getraind en na de start direct hulp krijgen. Een van de meestvoorkomende problemen bij de implementatie van een ERP-systeem is dat er onvoldoende tijd is besteed aan de training van de eigen medewerkers. Is er een punt waar de medewerkers met vragen terecht kunnen? Een centrale helpdesk en ondersteuning zijn onmisbaar bij de implementatie. Dit kan op verschillende manieren. Kies de manieren die het beste passen bij jullie bedrijf. Investeer bijvoorbeeld in een train-the-trainer aanpak, waarbij je zorgt voor aanspreekpunten op de werkvloer. Zo worden collega’s snel op weg geholpen. Een op rol-gebaseerde workshop en een bereikbaar supportteam zorgen ervoor dat medewerkers vanaf de start efficiënt en met zelfvertrouwen in het ERP-systeem werken. Dit vergroot de betrokkenheid en versnelt de acceptatie van de nieuwe software.
Wat gebeurt er als je dit overslaat
Kiezen voor de ‘we zien wel’ of ‘we kijken gaandeweg wel hoe het gaat’ aanpak zorgt in de praktijk voor processen die merkbaar vertragen. Zonder gerichte training en ondersteuning vallen medewerkers snel terug op oude, handmatige werkwijzen buiten het ERP-systeem om. Dit leidt tot data-achterstanden, fouten in de administratie en langere doorlooptijden voor klanten. Voorkom die valkuil. Zet de verandering direct om in resultaat. Bouw samen met ons aan een effectieve veranderstrategie voor jouw ERP-traject. Benieuwd hoe we jouw organisatie optimaal voorbereiden? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend adviesgesprek. Daarvanuit kunnen we jou verder helpen bij de implementatie van ons ERP-systeem.